Vestiging Secretaresse (m/v)

In het kort

Wie:           Je hebt een afgeronde secretariële MBO 4 opleiding aangevuld met minimaal drie jaar relevante werkervaring.
Wat:           Het ondersteunen van partners, collega’s en secretariaat binnen onze vestiging (32-40 uur).
Waarom:   In deze veelzijdige hands-on functie ondersteun je de vestiging op het secretariële, personele, administratieve, coördinerende en facilitaire vlak.  
Waar:         Jouw standplaats ons mooie kantoor te Rotterdam

De functie

Onze vestiging in Rotterdam heeft een open werkcultuur en biedt een mooi uitzicht op de Erasmusbrug. Voor onze vestiging zijn we op zoek naar een daadkrachtige, hands-on vestiging secretaresse (m/v). Als vestiging secretaresse verricht je voor de partners en medewerkers op de vestiging, uiteenlopende secretariële, personele, administratieve, coördinerende en facilitaire werkzaamheden. Hieronder valt onder andere agendabeheer van partners, het verzendklaar maken van de uitgaande correspondentie, notuleren en bewaken actielijst, declareren, debiteurbeheer (o.a. specificaties voorbereiden), organiseren van personeelsactiviteiten en bijeenkomsten voor klanten, sponsoring en andere acquisitiewerkzaamheden (PR) en ontvangst van klanten. Bij afwezigheid van collega’s binnen de ondersteuning neem je de betreffende werkzaamheden over.

Als vestiging secretaresse heb je een leidinggevende rol waarbij je de secretariaat medewerkers aanstuurt en evalueert. Je bent het aanspreekpunt voor huisvestingsaangelegenheden en signaleert en meldt incidenten bij de desbetreffende partij of contactpersoon. Lokale pr-werkzaamheden, declareren en debiteurbeheer verzorg je in overleg met de verantwoordelijke partner. De coördinatie van diverse evenementen op de vestiging behoort tot je taken. Je verzorgt de lokale personeelsaangelegenheden (ontvangen van nieuwe collega's, zorgen voor attenties bij bijzondere gebeurtenissen etc.). Ook het analyseren van prospects en marktinformatie behoren tot de meer commerciële werkzaamheden.

Een dag als vestiging secretaresse kan bijvoorbeeld ’s ochtends starten met het doornemen van de dagplanning met de secretariaat medewerkers, vervolgens bekijk je of er urgente mails zijn binnengekomen en loop je langs de partners of zij (urgente) werkzaamheden voor je hebben. Daarna heb je een telefoongesprek gepland met de marketingafdeling over de salesfunnel. Tevens bespreek je zaken voor een netwerkevent dat gepland is op jouw vestiging en worden de taken verdeeld. Tussendoor verzorg je de koffie voor de meetings die gepland zijn in de spreekkamers, ontvang je bezoek en sta je klanten telefonisch te woord als de partner in bespreking zit. Na de lunch schuif je aan bij het MT-overleg om te notuleren en stel je een actielijst op. Aan het einde van de middag handel je nog wat kleine taken af en kijk je terug op een dynamische dag waarbij je op facilitair, secretarieel en commercieel gebied weer veel hebt bijgedragen.

Wij zoeken

Als vestigingssecretaresse herken je jezelf in het volgende profiel:

• Je bent een echte aanpakker, je vindt het leuk om je met verschillende dingen bezig te houden, collega’s te ondersteunen en samen te werken.
• Je bent een teamspeler, enthousiast, proactief, klantgericht, flexibel, nauwkeurig en denkt in oplossingen.
• Je bent vriendelijk, open en gastvrij.
• Je hebt uitstekende kennis van MS Office (PowerPoint, Word en Excel).
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend en de Engelse taal goed.
• Je herkent je in onze CLEARR kernwaarden: Collaboration, Leadership, Excellence, Agility, Respect, Responsibility.
• Je bent 32-40 uur per week beschikbaar
 

Wij bieden: ruimte om te ontwikkelen

Wij bieden je een fijn team, een veelzijdige werkomgeving waarin je  jezelf kan zijn en je gestimuleerd wordt mee te denken om samen het verschil te maken. Informeel contact met je collega’s en een directe manier van communiceren staat bij ons centraal.
Grant Thornton heeft goede secundaire arbeidsvoorwaarden.

Benieuwd wat onze collega’s zeggen over het werken bij Grant Thornton? Bekijk ons korte filmpje ‘Een carrière bij Grant Thornton’ (http://www.grantthornton.nl/carriere/the-grant-thornton-difference/).

Enthousiast?

Heb jij interesse in deze vacature of wil je meer weten? Neem contact op met Demi van der Zwet, 088 67 69 228 (+31 6 21915799 voor Whatsapp) of via demi.vander.zwet@carrierebijgt.nl.